東急株式会社様 活用例
「ABookBiz」の高いカスタマイズ性が業界ルールに柔軟対応
規程類の携行性が向上するとともに更新・管理負荷も軽減
東急株式会社は、社内でタブレットを導入する話が持ち上がり、各部署の規程類をデジタル化することについて検討を開始。デジタル化した場合、安全に運用できることが重要であるため、閲覧するためのソフトウェアを探し始めた。その際、鉄道業界における提案が豊富なオムロンフィールドエンジニアリング株式会社（以下OFE社）から「ABookBiz」導入の提案を受けた。業界のルールを知り尽くしているOFE社からの提案は的確で、そしてエージェンテックの「ABookBiz」のカスタマイズ性が高いことが導入の決め手となった。
お客様の課題
- 業務中、乗務員（車掌、運転士など）が携行を義務づけられている規程類が非常に重い。
- 部署によっては規程類が100種類にも及び、必要な情報をすぐに見つけられない。
- 一般的に提供されている閲覧用ソフトウェアでは業界ルールに対応できない。
導入効果
- 「ABookBiz」を導入して、規程類を安全にデジタル化することを実現。
- 形状が小さく、軽くなったことで「携行性」が大幅に向上するとともに、必要な情報へ素早くアクセスできることで高い「操作性」を獲得。
- さらに更新・管理が簡略化され、社員の意識改革にもつながった。
- 今後の運用により業務効率の大幅な改善、加えて、ペーパーレス化も視野に入れている。
導入の背景と課題
乗務員の携行品は多い人で8kg
規程類の改訂は多く、管理が煩雑
社内においてデジタル化にとりわけ期待したのは乗務員だった。乗務員の業務を支援する運転車両部保安課の澤口氏によれば、「乗務員が携行する規程類はルールの増加に伴って年々増えている」という。事故防止のために設置が増えてきたホームドアのマニュアル、相互直通運転が増えたことによる他社の車両マニュアルなど、規程類は増加の一途。「乗務員によっては、規程類以外の携行品を含めて8kgほどの荷物を持ち歩いている」（澤口氏）ほどだ。
また、規程類を携行するよう省令等で定められている。改訂は多い時、数カ月に1回程度。内容が変われば、改訂し、規程類を印刷して、1000人以上の乗務員に配布する。軽微な改訂であれば、各乗務員が手書きで修正を加えることもあるが、その場合、職場の監督者は、所属している乗務員全員の規程類を確認し、修正状況をチェックする必要がある。「管理がとても煩雑になっています」（澤口氏）。
ただし、規程類を単にデジタル化すれば、解決するものではない。いつでも最新情報にアクセスでき、かつセキュリティ面を確保することが重要だった。
導入を決めた理由
通信環境に左右されない「ABookBiz」
カスタマイズで「いつでもアクセス」できるよう工夫
セキュリティ面を考慮すれば、ダウンロードせずにネットワーク上で閲覧するほうが安全であるが、規程類は「いつでもアクセス」できなくては意味がない。すなわち通信環境に左右されるソフトウェアでは役に立たない。「ABookBiz」は専用ビューワに規程類をダウンロードできる。独自の暗号化技術と認証により、仮にタブレットを紛失したとしても文書を第三者が閲覧することは難しい。ダウンロード型であっても十分にセキュリティ面を確保できる。
また、ビューワの認証情報を利用者が忘れてしまっては、「いつでもアクセス」できることにはならない。それを回避するため、機能のカスタマイズを実施し、ログアウト時にパスワード認証処理を加え、誤ってログアウト状態にしないよう工夫を施した。
導入時の状況と効果
携行品の重量は半分以下に
業務効率改善やペーパーレス化のほか車掌の意識改革も
OFE社から提案を受けて2カ月で、乗務員の中でも車掌が携行するタブレットに「ABookBiz」を試験導入。それから半年もかからず、2017年10月から本運用を開始した。「携行品の重量は半分以下になったと思います」と澤口氏。規程類の改訂が容易になり、今後の運用次第では、業務効率の改善も期待される。ペーパーレス化はコスト削減につながるため、導入効果は多岐に渡っていくだろう。
さらに、「ABookBiz」の最大の効果として挙げたのが「車掌の意識が変わった」（澤口氏）ことだという。本社から携行を指示した規程類だけでなく、お客さまへのより高いサービスの創出を目的とし、各職場で業務上必要と考える資料を幅広く「ABookBiz」にアップロードしておき、必要なシーンで、積極的に確認、活用するようになるなど、業務に対する車掌の意識がより高まってきたという。
また、検索機能により、膨大な規程類や資料から、すみやかに必要な条文や情報を抽出し、活用することが可能となったことも非常に意義深い。「今後、運転士への展開も視野に入れ、さらに発展させたい」と澤口氏はいう。
今後の活用
膨大な規程類をデジタル化し、編集機能でより分かりやすい資料に
将来的には人材育成や技術継承のツールとしても活用
線路や構造物を管理している工務部では部内の規程類をデジタル化するのに「ABookBiz」を使用している。同部の瀬川氏は「導入はスムーズでした。導入時、規程類を検索しやすくするコンテンツを「ABookBiz」で作成し、展開しました。その後は各自に任せましたが、分かりにくいという声はなかった」という。
瀬川氏の部署で扱う規程類は約100種類に及ぶ、という。デジタル化により、容易に持ち運ぶことが可能になり、必要な情報へのアクセスが飛躍的に速くなったことを喜んでいる。「ABookBizの編集機能を使えば、分かりやすい資料を簡単に作成できるので、活用しています」（瀬川氏）。「ABookBiz」の機能はデジタル化にとどまらない。
「今後は図面や工事作業の手順書などもデジタル化していきたい。工務部で扱うノウハウやスキルは継承が難しい。そのほかでは、工事の様子などを動画で保存して若手社員向けの教材として活用していきたい」と瀬川氏。「ABookBiz」は人材育成や技術継承のツールとしても一役買いそうだ。
エージェンテックの製品は「ABookBiz」のみではない。用途に応じた豊富なラインナップを提供している。鉄道業界であれば、360度パノラマコンテンツを簡単に制作してタブレットなどへ配信できる「ABook360」を接客補助ツールとして駅構内などの案内に使うのはいかがだろうか。コンテンツを簡単につくれるので、訪日外国人にも迅速に対応できる。エージェンテック製品は提案の幅が広い。
お客様プロフィール
美しい時代へ
公式ウェブサイト東急株式会社
本社
東京都渋谷区南平台町 5-6
代表者
代表取締役社長 野本 弘文
設立
1922年9月2日
主な事業内容
民営鉄道において最多の輸送人員数を誇る鉄軌道事業を中心に、商業施設・オフィスビル・住宅などの都市開発事業や生活に密着した幅広いフィールドで生活サービス事業を展開。
2017年12月11日現在
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