2024年4月から労働者の「働き方改革」を改善するため、建設業やトラック・バス・タクシードライバーなど一部の職種に対して時間外労働の上限規制が適用されました。
一方で多くの営業職の世界でも残業問題に悩まされている人が少なくありません。そこで今回は営業現場の残業を減らしながらも確実に成果が出せる業務改善術についてお話しします。
実際に営業職の方々によって実践され、効果が証明されている内容なのでぜひ最後まで読んでください。
営業職における残業の現状
そもそも一体なぜ営業職は残業が多いのでしょうか？まずはそこから整理していきましょう。
残業が多い主な理由
営業職における残業の多さは、顧客対応の時間が読みにくい、業務の急な変更や追加、そして計画的なスケジュール管理が行われていないことが主な理由です。また、効率の悪い業務プロセスや、情報共有の不足も残業時間の増加につながります。
残業の多さが及ぼす影響
残業が多いことは、従業員の健康を害し、仕事の効率を下げる原因にもなります。長時間労働は、ストレスや疲労の蓄積を招き、それが原因で仕事の質が低下することも少なくありません。
また、プライベートの時間が削がれてストレスが増え、仕事以外の生活の質も低下します。結果、公私ともに不調という負のループに入ってしまうケースが多々あります。
営業職特有の業務と時間の使い方
営業職の業務は顧客訪問、商談、提案書の作成など多岐にわたります。さらに急な顧客からの要望や内勤業務の増加など、予期せぬ業務が発生することも少なくありません。
つまり自分ではどうしてもコントロールできない事態が多々起きてしまうのが営業職なのです。
残業削減のための時間管理術
営業職に残業が多い原因は分かりました。そこで重要なのは限られた時間の管理方法です。ここでは営業で意識すべき時間管理術について解説していきます。
効率的なスケジュール管理方法
スケジュール管理の基本は、タスクの優先順位を決め、それに従って時間を割り当てることです。また、仕事のブロックを設けて、集中して取り組む時間を確保する方法も有効です。そこでまず自分の業務に優先順位を決める癖をつけましょう。
優先順位をつける具体的な手法として、自らのタスクを緊急度と重要度の視点から4つの領域に分類するマトリックス表をご紹介します。下の図をご覧ください。
こうして図にすると仕事の進め方が見えてきませんか？重要度も緊急度も高いA「必須の領域」は最優先すべきですが、C「錯覚の領域」と呼ばれるタスクは緊急性こそあるものの重要度は低いので、この領域の業務にあまり時間をかける必要はないと言えるでしょう。
一方で長期的な視点で考えると、時間を費やすべき領域はDの「効果性の領域」だと言えます。長期的営業戦略や、研修や勉強などが当てはまります。
緊急ではないために後回しにされがちですが、緊急度の高いタスクにばかりに気を取られすぎると、本当に必要な成果が得られないという事態に陥ってしまうのです。
こうして重要度と緊急度を基に自らのタスクを図にすれば、必然的に仕事の優先度も見えてくるのです。優先度が分かれば無駄な仕事が減り、劇的な業務の効率化が実現できます。
「何をやるのか？」も大事ですが、
「何をやらないか？」を決めることもスケジュール管理においてはとても大切なのです。
タイムマネジメントのコツ
タイムマネジメントのコツは、実際にかかる時間を見積もり、余裕を持ってスケジュールを組むことです。また、日々の業務で最も時間が取られるタスクを特定し、その効率を上げることも重要です。
その具体的なやり方としてタスクの一括処理（バッチ処理）が有効です。
電話営業は午前中の2時間、メールフォローアップは午後1時間と決めて、同じ種類の作業を一気に行います。これによりタスク間の切り替えにかかる時間を減らし集中力を維持できます。
ダラダラと複数の業務を並行して行うとミスも増えますし、うっかり忘れてしまうなんてことも起きがちです。まずは一つ一つの業務を丁寧にこなしていきましょう。
業務の効率化
残業を無くすには時間管理だけではまだ不十分です。ここからは営業活動における業務効率化について解説していきます。
業務プロセスの見直しと改善
業務プロセスの見直しと改善には、現状の業務フローを把握し、無駄な部分を削減することから始めます。また、業務の標準化やチェックリストの作成も効率化に寄与します。
無駄な会議も減らしましょう。残業が多い会社ほど会議が多く会議の時間も長い傾向にあります。会議を行う際は、参加者全員に対してアジェンダを事前共有し、会議のゴールを決めておくように心がけましょう。
営業用アプリを活用した業務効率化
アプリを活用することで、無駄な資料作りの時間を削減できます。もしあなたが商談のたびにパワポで資料作りをしているとしたら是非ABookBizを試してみてください。
ABookBizはPDF、写真、動画、など様々なコンテンツをアプリにまとめて整理することができます。新たな資料を作らなくても、整理された資料をお客様のニーズに合わせて見せることでスマートな商談を実現します。
ログデータも取れるので商談中に「トップセールスマンがどの資料をどれくらい使っているのか」が可視化でき、同じシナリオを部署内で共有することが可能となります。
つまり営業研修をしなくても、誰でもトップセールスマンと同じシナリオで商談を行うことができるのです。気になる方はこちらの製品ページをご覧ください。https://www.agentec.jp/product/abookbiz/?utm_source=blog&utm_medium=banner&utm_campaign=agentec_blog&utm_id=blog_link
実践者の声：残業削減に成功した営業職の事例
実際に時間管理術や業務効率化を実践し、残業削減に成功した営業職の方々からは、プライベートの充実やストレスの軽減、仕事の効率化が報告されています。彼らの事例からは、具体的な改善策やその効果を学ぶことができます。
ここからは営業アプリ「ABookBiz」を使って業務効率化を果たし、残業時間の削減に成功した事例を2つご紹介します。
数多くの産業用電機製品を扱う「株式会社たけびし」はABookBizを使うことで、営業活動にかける時間を一人当たり平均約15時間（1か月）削減することができました。https://www.agentec.jp/cases/takebishi/
株式会社ユーシンの産業機器事業部は、世界中に顧客を抱えるグローバル企業ですが、ABookBizに多言語版の製品カタログを入れることで、海外での商談成約率がアップ。さらに海外向けの資料を作成する時間を削減できました。https://www.agentec.jp/cases/u-shin/
まとめ
営業職における残業問題は、効率的な時間管理と業務の改善によって解決することが可能です。本記事で紹介した方法を実践することで、仕事の効率を上げ、プライベートの時間を増やすことができます。
営業職の方々がより充実した生活を送るための第一歩として、ぜひこれらの方法を試してみてください。
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