こんにちは！株式会社エージェンテック・エヴァンジェリストのミヤザキです。
コロナ禍を契機として、企業の働き方や仕事の取り組み方などが大きく変わってきています。
最近では、Zoomなどのビデオ会議ツールを使ったリモート会議を取り入れる企業が増えてきているように、会議に関しても改革の動きが出てきています。
会議の改革として代表的な取り組みのひとつにペーパーレス会議があります。今回のブログでは、これからペーパーレス会議を取り入れるためのヒントについてお話ししていきます。
社内資料のペーパーレス化ついては、こちらの記事もご覧ください。
会議のムダが企業の生産性を阻害
こちらのブログをご覧いただいている皆さんの会社でも、大小さまざまな会議・ミーティングが日々行われていると思います。
会議自体の改革ももちろん重要ですが、会議の中身や在り方を変えていくことはなかなか難しい問題と言えます。
一方で、会議に使用する資料にまつわるムダも少なくないため、ペーパーレス化を進めることでこの部分の効率化をはかることができるのです。
ペーパーレス化で会議のムダをカット！
会議改革の第一歩として、ペーパーレス会議の推進を考えている企業も多いかと思います。
まずは、会議をペーパーレス化することによる効果について考えてみます。
印刷コストをカット！
紙の会議資料には、印刷・コピー代と用紙代がかかります。1回の会議だけでは大したことはないように思えますが、従業員数の多い大企業になると年間では数百万円のコストがかかっているケースもあるようです。
ペーパーレス化の直接的な効果として、印刷コストの大幅な削減が期待できます。
ムダな業務をカット！
配布資料をコピー機で大量に印刷。1部ずつソートした資料をホチキス留めして参加者に配布…大規模な会議では、事前準備に多くの手間と時間がかかります。
また、会議の直前で資料の変更があると差し替えが必要となり、さらに無駄な業務が発生します。
これらの業務負担が軽減されれば、より生産的な業務に労力を充てることができます。
情報管理をカット！
会議資料の管理には多くの保管スペースが必要となり、会議資料は日々増え続けます。
また、資料を紙で配布することによって、紛失や情報漏えいに繋がるリスクも懸念されます。
会議資料をデジタル化して一元管理することで、情報管理に関する課題や懸念の多くが払拭できます。
このように、会議をペーパーレス化することにより、準備・運営面だけでもかなりの業務改善の効果が期待できます。
ペーパーレス化を推進するには？
メリットの多いペーパーレス会議ですが、実際に導入しようとすると従業員からはネガティブな声も上がってきます。長年慣れ親しんだ業務スタイルを変えることに抵抗を感じる人も少なくないため、ペーパーレス会議の推進には長い時間がかかることが想像できます。
個人の意識改革はもちろん、企業の「働き方改革」を中長期的に考えて、慎重に進める必要があります。
無理なく始めてみよう！
そこで、試験的に小さな会議からペーパーレス化を始めてみるのが良い方法と言えます。
また、すべての書類をいきなりデジタル化するのではなく必要な資料だけデジタル化すれば、社員の負担をかけずにスタートできます。
実際にペーパーレス会議を運用していく中でメリットを明確にしつつ、運用ルールを改善しながら進めるのが理想的と言えるでしょう。
タブレットがあれば手軽にペーパーレス？
すでにタブレットを導入している企業であれば、会議資料をPDF形式のファイルにしてメールなどで配信し、参加者のタブレットで閲覧するように変えるだけで、比較的簡単にペーパーレス会議を実施することができます。
これで、配布資料を印刷したりホチキス留めしたりといった事前準備の手間が大幅に省力化できます。
さらに、紙やプロジェクターではなく手元のタブレットの画面で資料や写真などを鮮明に見ることができるという効果もあります。
ミスやセキュリティ上の懸念点も
しかし、これだけではペーパーレス会議の効果は十分とは言えません。
例えば、会議資料を参加者全員にメールで配布するのは手間がかかる上に誤送信や送り忘れなどのミスが防げません。
さらに、配布後の会議資料の取り扱いなど情報管理の懸念もあり、運用上のさまざまな課題への対応が十分にできないケースが出てきます。
ここで重要になってくるのが、ペーパーレス会議に対応した閲覧アプリの選定です。
アプリでペーパーレスの効果を最大化！
ペーパーレス会議に最適なMCMアプリABookBiz（エーブックビズ）は、資料をデジタル化するだけではありません。資料に動画や写真などを自在に組み合わせて、紙にはないダイナミックな表現力で伝わる資料にすることができます。
エーブックビズなら、多彩な機能によりペーパーレス会議の効果を最大限に発揮できます。
会議資料の管理がラクに
会議資料や動画、写真などの関連資料もすべて管理画面で一括管理できます。
資料や会議に合わせて配信するグループ・メンバーを設定できるので、社外秘の資料など機密情報の取り扱いも安心です。
また、資料ごとに閲覧可能期間の設定や遠隔削除も可能なので、会議後の情報管理も万全に行えます。
画面連動で会議に集中
会議の参加メンバーのタブレットの画面を、司会者の画面と連動・同期表示することができます。
司会者のページめくり、マーカー、拡大表示といった画面操作が連動するので、会議の参加者も画面に集中でき、内容も伝わりやすくなります。
資料をスピーディに参照
PDFファイルに写真や動画、Webへのリンクをノーコードで自在に設定できます。
会議資料からデータ資料や写真、Webページの参照もワンタップでOK。スムーズな議事を進められるとともに、参加者の理解も深まります。
紙のような使い勝手
紙の会議資料のメリットとして、資料に直接メモを書きこめるという点があります。この点だけでもペーパーレス化に抵抗を感じる方もいるようです。
エーブックビズは、キーボードでのメモやペンによる書き込み、しおり機能など、デジタル化した資料でも紙のような感覚で扱えます。
エーブックビズで実現するペーパーレス会議については、こちらで詳細をご確認ください。
まとめ
このように、エーブックビズとタブレットを活用したペーパーレス会議なら、コスト削減や業務効率化にとどまらず、伝わる資料作成や画面連動機能によって会議の「質」の向上まで期待できます。
今後も簡単に取り組めるDXについて、こちらのブログでご紹介していきたいと思います。
筆者紹介
宮崎 裕明
株式会社エージェンテック / マーケティング部 エヴァンジェリスト
産業機器の開発20年を経て、開発のプロセス改善コンサルティングに従事。その後はスマートデバイスを活用したソリューションでお客様の課題解決支援に奔走し、VR元年から360度パノラマVRコンテンツ制作サービス立ち上げに参加する。
自身でも5,000枚以上の360度パノラマ写真を撮影してきた経験をもとにコンテンツの重要性の啓蒙活動を行い、その一環としてYouTube・本ブログにて「教えて！VR先生」を連載。
2024年度4月からは、AIをテーマにYouTube・本ブログにて「教えて！AI」連載中。
現在は、VRのプロフェッショナルとしての活動のほか、スマートデバイスのフィールド業務における活用方法など、さまざまな業界の支援へと活動の幅を広げている。
本ブログではVRやモバイルのビジネス活用に関する情報を随時お届けします。
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